Ilustração conceitual de pedidos conferidos em um celular e um computador conectados ao ERP, com telas ilustrativas.

O vendedor termina a visita, mas o pedido ainda precisa passar por uma planilha, uma troca de mensagens e uma segunda digitação no escritório. Quando surge uma diferença no preço ou na quantidade, alguém volta a falar com o cliente para confirmar o que foi combinado.

Se esse cenário faz parte da sua distribuidora, vale começar a automação da força de vendas pelo caminho que o pedido percorre. O objetivo é registrar a negociação com clareza, aplicar as condições comerciais e acompanhar o envio até o sistema responsável pelo processamento.

Um aplicativo de força de vendas ajuda a organizar esse trabalho. Para aproveitar a ferramenta, porém, a equipe precisa saber o que conferir, como lidar com pendências e em qual momento considerar cada etapa concluída. Veja um roteiro para avaliar esse processo na prática.

Comece pelo pedido que dá mais trabalho

Escolha um pedido recente que precisou de correção e refaça seu percurso com o vendedor e a equipe interna. Evite começar por uma lista genérica de funcionalidades: procure a tarefa que obriga alguém a repetir trabalho.

Registre quatro informações:

  • Onde o pedido foi criado: aplicativo, papel, planilha ou mensagem.
  • Quais dados foram digitados novamente: cliente, código do produto, quantidade, preço ou condição de pagamento.
  • O que precisou de confirmação: desconto, disponibilidade, unidade de venda ou informação cadastral.
  • Quem resolveu a pendência: vendedor, responsável comercial ou equipe que acompanha a integração.

Esse levantamento ajuda a distinguir problemas diferentes. Um código de produto incorreto pede revisão de cadastro. Uma condição comercial divergente exige uma regra clara. Um pedido que não chegou ao ERP precisa de acompanhamento do envio. Cada situação deve ter um responsável e um procedimento.

Organize três momentos da operação

Antes da visita: prepare os dados da negociação

Confira se clientes, produtos e condições comerciais necessários ao atendimento estão disponíveis no aplicativo. Combine também com o responsável pela integração como as informações serão atualizadas.

Para quem trabalha com múltiplas tabelas de preços, defina qual condição vale para cada cliente e quando uma exceção depende de autorização. Assim, o vendedor tem uma referência para negociar e a equipe interna consegue conferir o pedido pelo mesmo critério.

Vale aprofundar essa organização no artigo sobre tabelas de vendas no ERP.

Durante a visita: confira o que foi combinado

Antes de finalizar o pedido, revise cliente, produtos, quantidades, preços, descontos e pagamento. Verifique também unidades de venda: uma caixa com várias unidades pode representar um compromisso diferente de uma unidade avulsa.

Considere um exemplo hipotético: o comprador pede dez caixas, mas a negociação é registrada como dez unidades. O envio automático apenas levaria essa divergência para a próxima etapa. A conferência comercial continua necessária mesmo quando a transferência entre os sistemas é automatizada.

Depois da visita: acompanhe o destino do pedido

Defina como a equipe vai distinguir um pedido salvo no aparelho, um pedido enviado e um pedido recebido pelo ERP. Os nomes dos estados e as confirmações disponíveis variam conforme a solução e a integração.

Estabeleça quem verifica as pendências e como o vendedor será informado quando precisar corrigir algum dado. Antes de criar outro pedido para substituir um envio aparentemente parado, confirme a situação do original. Essa checagem ajuda a evitar duplicidades.

Inclua o trabalho offline no teste

Em uma operação com vendedores externos, o teste do aplicativo deve contemplar a falta de conexão. Combine uma simulação em ambiente de teste, sem gerar uma venda real por engano.

Prepare os dados enquanto houver internet, interrompa a conexão e execute as tarefas necessárias ao atendimento. Depois, reconecte o aparelho e confira o que aconteceu com o pedido.

Use estas perguntas como roteiro:

Situação O que conferir
Consulta sem internet Quais informações continuam acessíveis e quando foram atualizadas?
Pedido salvo offline É possível localizar o registro e identificar o que falta concluir?
Retorno da conexão Como o envio é iniciado e como sua conclusão é confirmada?
Mudança de preço ou estoque Qual regra se aplica se o ERP tiver informações diferentes?
Falha ou dúvida no envio Quem verifica a ocorrência antes de uma nova tentativa?

Estar disponível offline não significa receber atualizações enquanto o aparelho está desconectado. Por isso, alinhe com o fornecedor o comportamento esperado para cada situação, especialmente quando a negociação depende de disponibilidade ou de condições que podem mudar.

Valide a automação com uma amostra pequena

Antes de ampliar o uso para toda a equipe, selecione vendedores e pedidos que representem a rotina da distribuidora. Inclua uma venda simples, uma condição comercial específica e uma situação de conexão instável.

Para cada cenário, anote o resultado esperado e o resultado observado. A conferência deve acompanhar o mesmo pedido do início ao fim: o registro no aplicativo, o envio e os dados recebidos pelo ERP.

Um checklist de aceitação pode incluir:

  • cliente identificado corretamente nos dois sistemas;
  • produtos, quantidades e unidades de venda correspondentes;
  • preços, descontos e totais consistentes;
  • condição de pagamento preservada;
  • confirmação do recebimento do pedido;
  • orientação clara para corrigir uma pendência;
  • ausência de pedido duplicado após o tratamento de uma falha.

Se houver divergência, registre o exemplo e ajuste o processo com os responsáveis antes de expandir o uso. O piloto serve para descobrir o que precisa melhorar e para preparar o treinamento com situações reais da equipe.

Meça o trabalho que deixou de ser repetido

Avaliar a automação apenas pelo total vendido pode esconder problemas operacionais. Acompanhe também medidas simples, com a mesma definição antes e depois do piloto:

  • Pedidos redigitados: quantidade de pedidos que exigiram nova digitação no escritório.
  • Pedidos corrigidos: proporção que precisou de ajuste por erro cadastral ou comercial.
  • Tempo até o recebimento no ERP: intervalo entre a finalização pelo vendedor e a confirmação de chegada.
  • Pendências ao encerrar o dia: pedidos cujo envio ou processamento ainda precisa de acompanhamento.

Essas são sugestões de controle do processo; verifique quais registros sua configuração disponibiliza para calculá-las. Compare períodos com operações semelhantes e investigue os motivos das mudanças. Uma redução de retrabalho deve aparecer em tarefas eliminadas ou em menos correções, sem depender de uma promessa genérica de produtividade.

Como começar com o Pedidos Móveis

O Pedidos Móveis oferece criação de pedidos sem internet, envio quando houver conexão, múltiplas tabelas de preços e integração com ERP por API. A apresentação oficial também descreve a edição de pedidos ainda não sincronizados e a consulta de pedidos não enviados.

Leve para uma demonstração um exemplo da sua operação e o checklist deste artigo. Confira quais recursos estão disponíveis para sua empresa, quais dados serão integrados e como a equipe acompanhará as pendências. Assim, a avaliação fica ligada ao trabalho que precisa ser feito todos os dias.

Quer organizar a automação da força de vendas da sua distribuidora? Conheça o Pedidos Móveis e fale com nossa equipe. Se você desenvolve um ERP, consulte também a página de parceiros para entender a proposta de integração.